Wie es lief.
Hezel-Service in Rottweil ist eine Werkstatt für Garten- und Forsttechnik. Die Werkstatt nimmt Geräte an und bestellt Ersatzteile, das Büro bekommt die Lieferantenrechnungen als PDF — und musste jede davon Position für Position durcharbeiten: Welches Teil gehört zu welchem Kundenauftrag? Was ist internes Material? Was kommt aufs Angebot? Und am Ende alles von Hand abtippen.
Mein erster Blick geht immer auf fertige Lösungen — hier hat keine gepasst. Der Ablauf hängt zu eng an der Werkstatt: an Auftragsnummern, an Ersatzteillisten, an der Angebotserstellung in Lexware. Also haben wir eine eigene Software gebaut. KI steckt darin genau an einer Stelle: Sie liest die Rechnungs-PDF und macht daraus saubere, strukturierte Positionen — das ist die eine Aufgabe, die sie zuverlässiger erledigt als ein Mensch am Bildschirm.
Alles danach ist bewusst keine KI. Artikelnummern abgleichen, Preise vergleichen, Positionen einem Auftrag zuordnen — das soll nachvollziehbar sein und jeden Tag gleich funktionieren, nicht geschätzt werden. KI da, wo sie wirklich besser ist. Normale, prüfbare Logik überall dort, wo es um Zahlen geht.
Ergebnis
Heute liest die Software jede Lieferantenrechnung. Das Büro prüft und ordnet zu, statt abzutippen — die Software läuft täglich im Betrieb.
Klingt nach deinem Betrieb?
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